Cómo Ser Más Productivos

Por: Rolando J. Vivas

Todos queremos ser más eficientes, y por lo tanto más productivos, es decir, hacer más y mejor trabajo en menos tiempo, cabe aclarar aquí, que no sólo se trata de hacer más, se trata de hacerlo mejor, y de hacerlo de una manera consistente, es decir, no se es más productivo trabajando solamente un día a toda velocidad, se trata de trabajar de manera constante durante el mayor tiempo posible.

Ser más productivos no es obra de la casualidad, no es algo que surge mágicamente o que se trata solamente de esforzarnos al máximo, implica por lo general trabajar en base a un plan previo, en base a una metodología acordada, estableciendo prioridades, encontrando la forma fluida de hacerlo y que nos permita la reflexión para poder ajustar ese plan cuando lo necesitemos para seguir mejorándolo.

Pueden existir muchos métodos, muchas formas y muchas maneras de volvernos más productivos, cada quien tendrá que experimentar para encontrar, esa fórmula que más se ajuste a cada uno de nosotros, trabajar muy temprano, trabajar muy noche, trabajar en la oficina, trabajar en la casa, trabajar con mucha gente, trabajar solos, el tejido fino ya será cuestión de cada quién, sin embargo, es importante considerar las siguiente bases que considero fundamentales y que recomiendo para volvernos más productivos.

 1 Un día antes, planear nuestro siguiente día: Un día antes me encanta visualizar el próximo día, las actividades que quiero realizar, elaborar una lista de éstas para no omitir cosas, establecer prioridades, de lo más importante a lo menos, la lista no debe ser muy extensa, de 2 a 3 puntos como prioridad, me gusta comenzar con lo más difícil e importante primero.

“Una meta sin un plan es sólo un deseo.”

Alan Lakein

2 Crear un sistema de trabajo: Ya con un plan, podemos establecer un horario, el tiempo a dedicar a cada cosa, establecer el ritmo al que queremos trabajar, encontrar ese fluir” que nos permite enfocarnos y avanzar de forma continua, una hora, o dos horas, cuántos intermedios y de cuánto tiempo pensamos tomar, aquí se trata de hallar un ritmo y fluir, y darnos descansos, claro.

“Aquellos que fluyen como fluye la vida, saben que no necesitan otra fuerza.”

Lao Tzu  

3 Enfoque en tareas de alto valor, hacer lo más importante primero: “Empezar es la mitad del trabajo”, ya tenemos un plan y un ritmo, ahora tenemos que enfocarnos en la acción, tomar esas dos o tres áreas importantes y comenzar a realizarlas, movernos, ser agiles, no permanecer estáticos, la ventaja de contar con una lista es que nos saltamos ese problema de “¿Qué hago primero?’”.

“La acción es la clave principal de todo éxito.”

Pablo Picasso

4 Evitar distracciones: cuando contamos con un plan, un ritmo y enfoque, lo demás sale sobrando, es importante evitar distracciones como el teléfono o las redes sociales, mucha información aquí ya está de más, una vez iniciada la acción, pensamos sólo en lo necesario y hacemos sólo lo necesario, para éste punto ya somos imparables.

“Tu enfoque determina tu realidad.”

George Lucas

5 Reflexión al final del día: Una vez terminado nuestro día, podemos revisar el avance que tuvimos sobre nuestro plan, que tareas pudimos realizar y cuales quedaron pendientes, podemos avanzar incluyendo algunos de los pendientes para el nuevo día y establecer las nuevas prioridades, para esto es importante hacer notas de lo acontecido e ideas que hayan surgido durante el proceso.

“Sin reflexión, seguimos ciegamente por el camino, fracasando en alcanzar algo útil.”

Margaret J. Wheatley

Un punto extra el número 6 que representa un paso más avanzado en la búsqueda de la productividad, implica “delegar” y esto es cuando tenemos gente a que colabora con nosotros, nos ayuda o a nuestro cargo, delegar consiste en asignar tareas específicas a estas personas, con el fin de poder obtener más resultados, el punto clave con delegar es asegurarnos que la tarea delegada ha sido bien explicada y bien comprendida, y que la persona a la que hemos delegado la tarea está bien capacitada y conoce la operación.  

“Si quieres hacer cosas pequeñas bien, hazlas tú mismo, si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar.”

John C. Maxwell

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