Por: Rolando J. Vivas

En éstos días muchos empezarán a regresar a sus oficinas para retomar su trabajo en sitio, interrumpido por meses debido a la pandemia y que hizo a muchos aprender a trabajar desde casa. Cómo sabemos, pocos estaban preparados para trabajar desde casa, para muchos en proceso fue bastante difícil e incluso gran parte de los que tuvieron que dejar la oficina no se adaptaron por completo al llamado home office. A medida que el proceso de vacunación sigue avanzando y las muertes por COVID han empezado a disminuir, el llamado hacia muchos para regresar a la vieja rutina ha empezado a escucharse, pero ¿Se pretende regresar exactamente al mismo modelo previo a la pandemia? Lo que muchos han vivido lejos de su oficina, ¿Es algo para olvidarse y ya?

En mi antiguo trabajo tuve que implementar cambios radicales para poder trabajar a distancia con mi equipo. Un seguimiento especial en el cual llevábamos de forma detallada el control de objetivos, avances y pendientes. Una agenda para realizarlos y para revisarlos, así como una forma de dejar evidencia de lo que se estaba haciendo. No fue sencillo, conocía el trabajo desde casa y lo había realizado en ocasiones anteriores. Indicaba una lista de objetivos a cumplir en el dia y los realizaba desde casa a mediodía reportaba avances y en la tarde reportaba avances finales y pendientes. Obviamente procuraba cumplir de más con mis objetivos y no dejar muchos pendientes para el día siguiente.

Fue difícil implementar ésta rutina con todo el equipo. Algunos respondían muy bien. Otros eran flexibles y se fueron adaptando. Otros eran reacios a los cambios y reaccionaron de forma negativa. Por fortuna ya con varios meses de avanzado de ejercicio, gran parte del equipo respondió de buena manera al ejercicio y los comentarios positivos a éste no se hicieron esperar tanto. Al final esos a los que se les dificulta adaptarse a los cambios entraron en la dinámica y hasta la compartieron orgullosos más adelante a otros. El método funcionaba y ayudaba a un mejor planeamiento del día y a tener la satisfacción final de éste de que los objetivos se estaban cumpliendo.

Pienso que el trabajo desde casa no es fácil. Requiere mucha disciplina y trabajar mucho por adelantado para poder establecer objetivos. El no ser disciplinados y no establecer objetivos conduce al fracaso. Claro, es una cuestión de establecer hábitos y sobre todo tener claridad con los objetivos. Se dice que cualquiera con un plan puede vencer a otro sin un plan, y es verdad. Saber lo qué uno va a hacer es ya de por si gran parte de la tarea. Iniciar el día con un plan de trabajo es un reto y una gran motivación que hace más sencillo sacarle provecho al día. Y bueno, si al final del día se cumplen los objetivos, el seguimiento resulta un gran motivante.

De joven conocí el modelo de trabajo tradicional en el que existían oficinas privadas para cada persona, después desafortunadamente vi como se privilegiaba el ahorro de espacio y las oficinas donde cabían una o dos personas se sustituían por cubículos individuales en los cuales hasta 5 o 6 personas ocupaban el espacio de 1 o 2, la privacidad y la comodidad se iba perdiendo, esto considerando la importancia del bienestar del trabajador que pasa mínimo 8 horas del día en éste espacio. Si, en algún momento ocupé algún cubículo pero nunca uno tan pequeño como los que he visto hoy en día en los que apenas cabe una laptop y los codos de las personas rozan las divisiones laterales ¿Ese es el espacio digno que se le da a una persona para que lo ocupe una tercera parte de su vida?

Luego vino ese modelo tan de moda en las llamadas “start ups” en las que se eliminan por completo las oficinas privadas, sólo quedan grandes mesas, espacios comunes, y ni siquiera existen divisiones entre cada uno de los lugares de los empleados. Para algunos ésto resulta un modelo óptimo para temas como el trabajo en equipo y para que “fluya la creatividad”, una vez más, pienso que éste modelo, en el que trabajaba con mis compañeritos en el jardín de niños funciona en momentos, pero no todo el tiempo. Claro, hay actividades que se deben hacer en equipo, pero hay momentos en los que se debe trabajar con cierta privacidad para ejecutar bien las actividades propias. No podemos dejar de lado el llamado “deep work”.

En algún momento trabajé en una empresa que se enorgullecía de no tener puertas en sus oficinas, lo que se suponía hablaba de que siempre se estaba dispuesto a atender a las personas. Hoy pienso que ésta política es hasta cierto punto nociva aunque impide la posibilidad de enfocarse en el trabajo y de estar realmente concentrados en las tareas que uno realiza. Aunque estuve de acuerdo por mucho tiempo con la política de puertas abiertas, hoy en día cierro la puerta en espacios de tiempos limitados para poder llevar acabado tareas que requieren toda mi atención y que requieren una ejecución impecable. Cabe mencionar aquí que estoy completamente en contra de esa costumbre de tener la puerta cerrada de la oficina todo el día, como hacían algunos gerentes.

Hoy, aún en épocas de la pandemia, regresar a éstos espacios “comunes”, no parece la mejor idea ya que pone en riesgo la salud de los empleados. Es curioso que el “viejo modelo” de la oficina privada podría resultar más conveniente por el momento. Lamentablemente es un modelo en el que altos mandos tienen sus oficinas privadas mientras que el trabajador común está obligado a compartir su espacio con muchos otros empleados y el riesgo de contagio es alto. Este es el momento para hacer las cosas diferentes y para evitar continuar con el antiguo modelo. He sabido de empresas que incluso ofrecen ahora como parte de sus prestaciones el trabajar desde casa. ¿Cuánto nos hemos ahorrado de gasolina gracias al trabajo desde casa?

Estamos en un momento en que la oportunidad de cambiar para siempre nuestro esquema de trabajo es posible. Se ha roto el paradigma de que se necesita la oficina para poder trabajar. Ya está demostrado que se puede ser productivo desde casa. Ya lo vieron nuestros hijos durante la pandemia y parte de su formación será seguramente buscar un trabajo en donde no tengan que gastar en gasolina, enfrentarse al tráfico y sobre todo estar lejos de su casa. ¿Qué tal trabajar al aire libre, en una banca bajo la sombra de un árbol? Pienso que el futuro apunta a cada vez más trabajar desde casa. A cada vez estar menos entre el tráfico y en hacer cada vez más efectivas y productivas las horas de trabajo. También hay que considerar que menos movilidad implica menos autos en las calles y menos daño al medio ambiente.

También es el momento de empezar a trabajar de forma más orgánica, que ofrezca más equilibrio a nuestra vida, que nos permita un día a día más armonioso. Poder trabajar un par de horas, descansar unos minutos y seguir otro par de horas. Dejando atrás ese modelo de trabajo en el que supuestamente se está 8 horas sin parar, el cual pudiera funcionar para algunos pero no para la mayoría y que es parte del lastre que nos ha golpeado mucho a nivel productividad. Recuerdo escuchar a un director hablando de un sistema de localización para saber cuánto tiempo pasaba un empleado lejos de su lugar de trabajo. ¡Vaya tontería! ¡Lo importante no es cuánto tiempo está sentado un empleado en su lugar, sino cuánto produce o cuánto valor genera en un día! Tal vez incluso se podrían trabajar más de las 8 horas diarias, con más espacio de descanso intercalado y menos días laborales a la semana.

Es muy probable que las oficinas empiecen a desaparecer poco a poco. El trabajo desde casa se volverá común y éste se convertirá en una atractiva prestación para muchos y una forma en que las empresas podrán conservar a sus empleados. Para muchos será difícil perder esa posibilidad de socializar en la oficina, para otros será la oportunidad de trabajar de forma más orgánica, de ser más responsables y más productivos. Claro que las oficinas nos podrán seguir siendo útiles en cierta forma. El poder asistir a un local cercano o “hub” a la casa para trabajar en equipo o con proveedores sería una opción interesante aunque no permanente, ésto en un ambiente totalmente distinto a las oficinas tradicionales. Una nueva forma de trabajo más descentralizada, menos confinada y restrictiva pareciera ser el futuro ideal  de trabajo para muchos.

La pregunta principal aquí no deja de ser ¿Debe haber un regreso masivo a las oficinas? ¿Podemos en este momento de incertidumbre replantear el modelo anterior? ¿Podemos dejar atrás el viejo modelo de la oficina fija? ¿Podemos crear un modelo más natural y orgánico de trabajar? ¿Qué tanto se volverá parte el home office de nuestras vidas a partir de la pandemia? Podríamos incluso considerar un modelo híbrido, un modelo flexible, un modelo de menos días. Un mejor estilo de vida más armonioso con nuestro trabajo podría ser una realidad, estamos al parecer en la antesala de ésto, poder trabajar desde casa, ser más responsables y estar mejor organizados, poder atender mejor nuestra casa e incluso poder tener movilidad y no estar confinados a trabajar desee el mismo lugar siempre ¿Será posible? ¿Podremos hacerlo diferente o estaremos condenados a regresar al viejo modelo? ¿No aprendimos nada en éste año? ¿La crisis no nos hizo cambiar?

Empresas como Amazon, Apple, Google y Facebook ya le han dado el visto bueno a un modelo híbrido que combina días de trabajo en oficina y dias de trabajo en casa, otras como Spotify y Salesforce han declarado el trabajo en oficina y la jornada de 8 horas extinta y ofrecen modelos de trabajo completo desde casa y horarios totalmente flexibles. Países como Islandia, Nueva Zelanda e incluso Japón, han comenzado experimentos para cambiar sus jornadas de trabajo, reduciendo éstas a solamente 4 días a la semana sin recorte en los sueldos actuales. Es un hecho que éstos países empiezan a perseguir con interés una mejor calidad de vida y un mayor equilibrio en la vida diaria de sus ciudadanos.

Si algo me ha dejado la pandemia como aprendizaje, es que debemos ser muy flexibles para cambiar rápido cuando se requiera.

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